ESTABELEÇA OBJETIVOS
Para planejar o seu caminho, você primeiro precisa saber onde quer chegar. Estabelecer objetivos é justamente estipular os números que você deseja alcançar. Vale pensar:

  • Quantos alunos quero captar?
  • Que receita quero obter através dos novos alunos?
  • Que turmas ou segmentos de ensino novos posso abrir?

É claro que os objetivos devem ser realistas, de preferência ancorados em resultados anteriores da escola ou curso. Porém, eles não devem deixar de ser ambiciosos. A partir dessa expectativa inicial, será possível definir meios de atingi-la.

CRIE METAS


A diferença entre os objetivos estipulados anteriormente e as metas é que metas estabelecem prazos e definem as atitudes que se deve tomar para alcançar o que se deseja. Quando se fala em metas para a captação de alunos, pode-se estabelecer, por exemplo:

  • A data limite para se atingir o número de matrículas desejado;
  • Quais serão as novas turmas a se abrir;

As metas devem ser planejadas de modo que possam ser atingidas. Elas não podem ser difíceis demais, pois se a equipe souber que corre atrás de metas inatingíveis, ficará desmotivada. Todavia, quando são estipuladas metas justas, é essencial que todos se empenhem para alcançá-las.

Pense em metas por etapa
O processo de captação por vezes é longo e demanda vários contatos entre a instituição e o aluno em potencial. Isso acontece porque a negociação respeita à jornada de compra do interessado, que pode ser mais lenta ou mais rápida.

Já que a captação de alunos passa por várias fases, é interessante pensar em metas intermediárias, e não apenas no número final de matrículas que se deseja. Pode-se, por exemplo, definir uma meta em percentual de quantos contatos devem ter reuniões agendadas e quantas reuniões devem levar à efetivação da matrícula. Avaliando esses índices, é possível ter uma noção muito melhor da performance da equipe responsável por trazer alunos.

DISTRIBUA TAREFAS
Após criar metas, é preciso definir qual funcionário ou setor ficará responsável por cada uma delas. Se não houver nomes de pessoas responsáveis por cada função, é bem provável que ninguém assuma a responsabilidade, além de que também fica difícil cobrar a equipe quando ela estiver abaixo das expectativas.

Em geral, pode-se pensar na seguinte divisão de tarefas:

  • Secretários são responsáveis por fazer contato, cadastrar e agendar reuniões com interessados
  • Coordenadores devem atender e apresentar a instituição aos interessados
  • Setor financeiro/comercial fica responsável por fechar a matrícula

Se a divisão de tarefas for feita de forma inteligente, pensando em qual funcionário tem mais aptidão para cada função, as chances de converter contatos em matrículas aumenta muito.

PREPARE A EQUIPE
Quando já estiverem definidas as funções de cada integrante da equipe responsável pela captação de alunos, será preciso treiná-los para que desempenhem um bom trabalho.

Ainda que cada tarefa tenha suas particularidades, todos que trabalham com a captação devem saber que são responsáveis por representar a escola ao lidar com os interessados na instituição. Assim, a impressão que a equipe passar será decisiva: ela pode fazer alguém se matricular ou desistir da sua instituição.

Fonte: www.wpensar.com.br / www.rockcontent.com

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